Gratis uitproberenZonder verplichtingen
Party popper
Exclusief deze maand: 12 maanden 50% korting op al onze pakketten. Probeer nu, zonder verplichtingen!
Exclusief: 50% korting. Probeer nu
Aanmaning

Aanmaning

Als je een onderneming hebt gebeurt het soms dat een klant een factuur vergeet te betalen. Om de klant hieraan te herinneren en te vragen toch te betalen, kun je een aanmaning sturen. Wat dat precies inhoudt leggen wij je hier uit.

Wat is een aanmaning?

Een aanmaning is een betalingsherinnering waarmee je een klant herinnert aan een openstaande factuur die nog niet is betaald. In de aanmaning geef je een laatste termijn aan waarbinnen de klant kan betalen. Betaald de klant niet op tijd, dan kun je extra kosten, de zogenaamde aanmaningskosten, in rekening brengen. In de aanmaning vermeld je ook hoeveel deze kosten bedragen als de klant niet betaald.

Aanmaning banner

Wat moet er op een aanmaning staan?

Op een aanmaning moet alle relevante informatie duidelijk en volledig zijn. De informatie die er zeker in moet staan:

  • Gegevens van jouw onderneming (schuldeiser) - Naam, adres, contactgegevens
  • Gegevens van de klant (schuldenaar) - Naam, adres, contactgegevens
  • Omschrijving van de openstaande factuur - Factuurnummer, datum waarop factuur is opgesteld, omschrijving van goederen/diensten waarvoor de factuur geldt)
  • Het verschuldigde bedrag - Openstaand bedrag, eventuele rente of extra kosten
  • Betalingstermijn
  • Mogelijke gevolgen van niet betalen
  • Betalingsgegevens - Rekeningnummer, factuurnummer
  • Datum en ondertekening

Houd de toon van de aanmaning beleefd maar duidelijk. Zorg er daarnaast voor dat de aanmaning voldoet aan de Belgische wetgeving.

Aanmaning voorbeeld

In het programma van e‑Boekhouden.be vind je verschillende sjablonen voor aanmaningen. Je kunt deze eenvoudig aanpassen en naar je klant of lid sturen, per mail of per post. Daarnaast kun je ook je eigen sjablonen toevoegen. Wil je zelf een aanmaning maken? Hier vind je een voorbeeld van een aanmaning.

Bekijk en download hier een voorbeeld van een aanmaning

Aanmaning voorbeeld


Hoe veel aanmaningskosten mag ik rekenen?

De hoogte van de aanmaningskosten die je mag rekenen zijn wettelijk bepaald.

De eerste herinneringsbrief is gratis. Als leverancier mag je dus geen kosten in rekening brengen voor de eerste herinneringsbrief aan particuliere klanten die te laat betalen. Na een eerste herinneringsbrief hebben klanten 14 dagen de tijd om te betalen.

Bij een tweede herinnering mogen leveranciers wel kosten aanrekenen, maar op dat bedrag zit een plafond. De tarieven zijn als volgt:

Bedrag van de factuur Maximale aanmaningskosten
< € 150 € 20
€ 150 - € 500 € 30 + 10% van het verschuldigde bedrag
> € 500 € 65 + 5% van het verschuldigde bedrag

Voorbeeld aanmaningskosten

Je klant heeft een achterstallige factuur van € 500, dan mag je daar € 80 aanmaningskosten voor rekenen: € 30 + (10% van € 500).

Voor een achterstallige factuur van € 1000 betekent dat een aanmaningskost van € 110: € 65 + (5% van €1000).

Rente

Je mag naast aanmaningskosten ook rente in rekening brengen. Heb je hierover geen afspraken gemaakt met de klant? Dan mag je maximaal de wettelijke rente berekenen.

  • Bij niet-handelstransacties (bijvoorbeeld consumenten): Maximaal 2% per jaar.
  • Bij handelstransacties (tussen bedrijven): Maximaal 8% per jaar.

Belangrijk: Je mag geen rente berekenen over de aanmaningskosten.


Wanneer stuur je een aanmaning?

Een aanmaning stuur je als je klant niet op tijd heeft betaald en de betalingstermijn van je factuur is verstreken. Er is verschil in hoe je aanmaningen verstuurd naar particuliere klanten en zakelijke klanten.

Aanmaning voor particuliere klant

Bij particuliere klanten stuur je eerst een betalingsherinnering zonder extra kosten. In deze eerste aanmaning benoem je wel de aanmaningskosten als betaling uitblijft. De klant heeft dan nog 14 dagen om te betalen. Doet de klant dit niet, dan mag je de aanmaningskosten bij het openstaande factuurbedrag rekenen.

Aanmaning voor zakelijke klant

Voor zakelijke klanten gelden er andere regels voor aanmaningskosten. Je bent niet verplicht om je aan de wettelijke aanmaningskosten te houden. Meestal wordt er tussen bedrijven afgesproken dat er 15% aanmaningskosten in rekening worden gebracht als er niet betaald wordt.

 

Let op: Benoem de aanmaningskosten duidelijk in je algemene voorwaarden of in het contract. Doe je dat niet, dan gelden automatisch de wettelijk vastgestelde kosten.

Hoewel je bij een zakelijke klant meteen aanmaningskosten kunt berekenen, is het vaak beter om eerst een betalingsherinnering zonder extra kosten te sturen (of even te bellen). Dit kan de klant aanmoedigen om alsnog uit zichzelf te betalen, en zo blijft de relatie goed. Vaak gaat het om een vergissing of een vergeten betaling, en is er geen slechte bedoeling.


Wat moet ik doen als er na een aanmaning niet betaald wordt?

Als de klant na de eerste aanmaning nog niet betaalt, kun je een tweede aanmaning sturen. Deze zijn vaak wat dwingender van toon en je mag nu aanmaningskosten in rekening brengen. In de tweede aanmaning kun je verdere vervolgstappen benoemen die je gaat nemen als de factuur niet betaald wordt.

Als er dan nog niet betaald wordt, kun je een laatste aanmaning sturen waarin je vermeldt dat je een incassobureau inschakelt als er niet betaald wordt. Hierbij geef je weer een termijn. De klant krijgt dan nog de kans om zelf te betalen zonder in aanraking te komen met een incassobureau.

Incassobureau inschakelen na aanmaning

Als een klant na je aanmaningen nog niet betaalt, kun je een incassobureau inschakelen. Zij beginnen dan met een minnelijke incasso, als dit niet werkt gaan ze over op een gerechtelijke incasso.


Wat als ik een aanmaning krijg?

Het kan gebeuren dat je zelf een keer vergeet een factuur te betalen en een aanmaning krijgt. Als je een aanmaningsbrief krijgt, betaal deze dan alleen als deze klopt. Let op de volgende punten:

  • Controleer of de factuur duidelijk is. Herken je de aankoop niet? Betaal dan niet en laat de afzender dit schriftelijk weten. Bewaar je correspondentie.
  • Klopt de incassobrief of aanmaningsbrief? Hierin moet de betalingstermijn van 14 dagen staan, wanneer deze termijn begint en de aanmaningskosten die daarna volgen. Indien deze er niet in staan, betaal dan niet en vraag het bedrijf om een juiste incassobrief.
  • Zijn de aanmaningskosten juist? Hoe veel aanmaningskosten het bedrijf mag rekenen zie je in de tabel hierboven onder het kopje ‘Hoe veel aanmaningskosten rekenen?’. Daar zie je ook de rente die berekend mag worden.
  • Als de rekening verjaard is, hoef je niet te betalen.

Lukt het je op dit moment niet om de rekening te betalen? Neem dan contact op met het bedrijf waar de factuur vandaan komt. Als je je situatie uitlegt, kun je wellicht een betalingsregeling treffen.

3 tips bij het sturen van een aanmaning

Ga jij een aanmaning versturen? Wij hebben nog wat extra tips bij het versturen van een aanmaning:

  1. Houd het vriendelijk. Zo houd je het contact ook goed.
  2. Houd er rekening mee dat het mogelijk is dat de klant de betaling voldoet in de tijd dat de aanmaning naar hem onderweg is. Dit ondervang je met de vermelding dat de herinnering als niet verzonden mag worden beschouwd, als de betaling en de brief elkaar hebben gekruist.
  3. Verstuur de aanmaning per aangetekende post. Zo ben je er zeker van dat de brief bij de klant is aangekomen. Je kunt de aanmaning ook per mail versturen, met hoge prioriteit en ontvangstbevestiging.

Herinner jouw klanten aan openstaande facturen met een aanmaning

Via ons online boekhoudprogramma e‑Boekhouden.be zie je overzichtelijk welke facturen er nog openstaan. Je kunt direct aanmaningen sturen vanuit onze of jouw eigen sjablonen.

Voor ondernemingen die al langere tijd zakelijk actief zijn hebben wij een proefperiode van 14 dagen. Gedurende de eerste 15 maanden van je onderneming is e‑Boekhouden.be volledig gratis en geheel vrijblijvend, indien je korter dan 15 maanden geleden met je bedrijf gestart bent. Je kunt dan zonder beperkingen online boekhouden en factureren, inclusief alle geavanceerde functies zoals bankkoppelingen en Scan & Herken.

Meld je nu gratis aan

 

Veelgestelde vragen

Hoe kan ik voorkomen dat mijn klant niet betaalt?

Maak het zo makkelijk mogelijk voor de klant om te betalen. Vermeld duidelijk je rekeningnummer en voeg een bancontact-link toe op de factuur. Vaak wordt er dan eerder betaald.

Wat is het verschil tussen een aanmaning, betalingsherinnering en een ingebrekestelling?

Het verschil tussen een aanmaning, betalingsherinnering en een ingebrekestelling zit hem vooral in de juridische betekenis en de toon.
  • Een betalingsherinnering is een vriendelijke boodschap met het verzoek de factuur alsnog te betalen.
  • Een aanmaning is al wat formeler en bevat een betaaltermijn om verdere stappen te voorkomen.
  • Een ingebrekestelling is een officiële verklaring waarin een persoon of bedrijf schriftelijke in gebreke wordt gesteld met een uiterst termijn om aan de betalingsverplichting te voldoen. Dit is vaak nodig als voorbereiding op juridische stappen.

Is een aanmaning per mail rechtsgeldig?

Ja, een aanmaning per mail is rechtsgeldig. We adviseren je wel deze te versturen met urgentie en een ontvangstbevestiging toe te voegen. De ingebrekestelling of laatste aanmaning kun je het beste zowel per mail als aangetekende post versturen.

Nog hulp nodig?

Stel je vraag aan Thom en zijn collega's. Ze staan je graag te woord.