Creditnota

Wat is een creditnota?

De betekenis van een creditnota (ook wel creditfactuur genoemd), is een factuur waarmee je een eerder gestuurde verkoopfactuur kunt corrigeren. Een verzonden factuur mag je achteraf namelijk niet meer wijzigen. Wijzigingen op verzoek van je klant zijn ook niet toegestaan door de Federale Overheidsdienst Financiën (FOD Financiën). Met een creditnota kan jouw onderneming het factuurbedrag van een verkoopfactuur uit het verleden crediteren.

Zo kun je bijvoorbeeld fouten corrigeren door deze te compenseren met een negatief factuurbedrag en het totaalbedrag verlagen of kwijtschelden. Het bedrag dat jouw onderneming eerder heeft aangerekend bij je klant kun je op deze manier aanpassen. Jouw onderneming krijgt door het versturen van een creditnota een betalingsverplichting aan je klant.

Een creditnota is dus een factuur waarmee je een factuurbedrag kwijtscheldt. Omdat het bedrag negatief is, staat er een minteken voor het factuurbedrag. Hiermee leg je de kwijtschelding vast op papier, jouw klant hoeft dit bedrag dus niet meer te betalen.

Wat als de factuur al betaald is?

Wanneer jouw klant de factuur al betaald heeft, dan moet jouw onderneming het kwijtgescholden factuurbedrag wel weer terugbetalen. Dit gebeurt na het versturen van de creditfactuur. Een andere manier van terugbetalen is om het creditbedrag als tegoed te bewaren voor een toekomstige aankoop.

Het verschil tussen een creditnota en een factuur

Het verschil is dat er op de creditnota een negatief (te ontvangen) bedrag staat vermeld en op een factuur een positief (te betalen) bedrag.

Een creditnota verwijst naar de originele factuur(debetnota), maar heeft niet altijd het opeenvolgend factuurnummer van de originele debetnota. De creditnota valt doorgaans binnen de normale factuurnummerreeks. Het tegenovergestelde van een creditnota is dus een debetnota. Voor het opstellen van een creditnota gelden dezelfde eisen als voor een factuur.

Oorzaken van foutieve facturen

Voorbeelden van oorzaken die leiden tot een foutieve verkoopfactuur:

• Verkeerde eenheidsprijs berekend;
• Niet correct aantal gewerkte uren vermeld;
• Verkeerde datum genoteerd;
• Geretourneerde producten ontvangen;
• Werkzaamheden niet goed uitgevoerd;
• Beschadigde producten geleverd;
• Retour ontvangst van gefactureerde statiegeld verpakkingen zoals pallets (excl. btw);
• Betalingskorting vanwege vervroegde betaling (excl. btw);
• Verkeerd geleverde producten;
• Onvoldoende geleverde producten.

Je kunt als ondernemer zelfstandig beslissen of je in de creditnota een kleine of grote wijziging aanbrengt op het oorspronkelijke factuurbedrag. Zo kun je bijvoorbeeld kiezen voor gedeeltelijke of volledige kwijtschelding van het factuurbedrag.

Hulp bij het maken van creditnota's

Gebruik de administratiesoftware van e‑Boekhouden.be om facturen eenvoudig te crediteren en om te zetten naar creditnota's.

Creditnota maken

Jij of een van jouw financieel medewerkers van je onderneming heeft dus een fout gemaakt op een factuur en wenst deze te herstellen. Je herstelt dit door een creditnota op te stellen en het eerder vermelde factuurbedrag te verrekenen.

In dat geval stuur je jouw klant een creditnota, ook wel creditfactuur genoemd. Met deze creditnota geef je aan dat je klant de eerder ontvangen factuur niet of niet volledig hoeft te betalen.

Hoe maak je een creditnota?

Je kunt de originele factuur bijvoorbeeld volledig ongedaan maken door het hele factuurbedrag te crediteren met een creditnota. Daarna kun je eventueel, wanneer je wil, een nieuwe factuur maken en verzenden naar je klant.

Zelf een creditnota maken is niet moeilijk. Voorbeeld:

• Stap 1: verwijs naar de eerder verzonden factuur door het factuurnummer te vermelden.
• Stap 2: vermeld een negatief factuurbedrag (minteken voor het bedrag) op de factuurregels.
• Stap 3: bij de factuuromschrijving geef je de reden aan voor het versturen van de creditnota.
• Stap 4: vervang het woord 'Factuur' op de creditnota door 'Creditfactuur'.

De originele factuur vormt samen met de creditnota de uiteindelijke nieuwe factuur.

Creditnota voorbeeld

Hoe ziet een creditnota eruit en waar moet deze aan voldoen? Een creditnota moet aan dezelfde factuureisen voldoen als een gewone factuur, daarom ziet deze er in principe hetzelfde uit als een gewone factuur.

Het grootste verschil is dat het bedrag op een creditnota negatief is. Ook staat er bovenaan het document vermeld dat het om een creditfactuur gaat i.p.v. een normale verkoopfactuur.

Deze gegevens kun je op de creditnota vermelden:

• Het ondernemingsnummer van jouw onderneming;
• De factuurdatum;
• Het factuurnummer;
• De datum van levering opdracht diensten en/of producten;
• De naam en het adres van jouw onderneming;
• De N.A.W.-gegevens van jouw klant;
• De goederen en/of diensten die je levert;
• De hoeveelheid goederen of uren die je in rekening brengt;
• Totaalbedrag inclusief en exclusief btw;
• Het btw-bedrag.

Bekijk hier een voorbeeld van een creditnota van e‑Boekhouden.be

Nummering

Iedere creditnota krijgt automatisch een oplopend uniek nummer toegekend en volgt deze van de facturen. Het is niet toegestaan om een factuur te verwijderen uit jouw administratie omdat daarna de opeenvolgende nummering niet meer correct is. Factuurnummers moeten elkaar altijd opvolgen, oplopend van klein naar groot.

Verzend op eenvoudige wijze creditnota's naar jouw klanten

Creëer en verzend eenvoudig gepersonaliseerde en professionele creditnota's naar jouw klanten via ons online boekhoudprogramma e‑Boekhouden.be.

Voor ondernemingen die al een langere periode zakelijk actief zijn hebben we een proefperiode van 14 dagen. Wanneer je korter dan 15 maanden geleden met jouw bedrijf gestart bent, dan is e Boekhouden.be gedurende de eerste 15 maanden van je onderneming volledig gratis en geheel vrijblijvend. Je kunt dan zonder beperkingen online boekhouden en factureren, inclusief alle geavanceerde functies.