Factureren
Je maakt als ondernemer veel keuzes tijdens het managen van je onderneming. Factureren is een belangrijk onderdeel van je bedrijfsvoering en het is een fijne gedachte om op financieel gebied alles onder controle te hebben. Tegenwoordig is het facturatieproces goed en makkelijk zelf te beheren.
Wat is online factureren?
Online factureren is het proces rondom het verwerken van alle ontvangen en verzonden facturen in een online factuurprogramma. Facturen maken, betalen, bewaren en verzenden gebeurt allemaal online in de cloud in een op maat gemaakt softwareprogramma die handmatige processen zo veel mogelijk van je overneemt. Vaak is een facturatiemodule direct gekoppeld aan een boekhoudmodule, zodat al je facturen automatisch in de boekhouding worden verwerkt.
Online factureren uitgelegd: de voordelen, regels & eisen
Nog niet zo heel lang geleden werden facturen voornamelijk gemaakt in Word of Excel, opgeslagen op een computer, uitgeprint en per post verstuurd. Dat werkt natuurlijk prima, maar tegenwoordig wordt er veel gebruik gemaakt van online factuurprogramma's om digitale facturen te maken en te versturen. Alles in één en alles onder één dak. Handig toch?
Of je organisatie nu groot of klein is, het is altijd belangrijk dat je facturatieproces foutloos verloopt. Voor zowel zelfstandigen als KMO's maakt een goed factuurprogramma factureren een stuk eenvoudiger. Bespaar tijd, voorkom slordigheidsfoutjes en onnodige administratieve rompslomp en kies er voor om jouw administratieve processen waar mogelijk te automatiseren.
Voordelen online factureren
Online factureren heeft veel voordelen. Het bespaart voornamelijk tijd, voorkomt fouten en is veel milieuvriendelijker! Alle voordelen op een rijtje:
Geeft financieel inzicht
In een online factuurprogramma is in één oogopslag duidelijk te zien welke klanten jouw factuur wel of niet hebben betaald. Je hoeft ook niet meer eindeloos te zoeken naar die ene factuur, maar kunt eenvoudig alle facturen eenvoudig oproepen in een overzichtelijke lijst.
Bespaart tijd
Het verwerken van papieren facturen kost veel tijd. Je moet alle gegevens op een factuur overnemen, de factuur inscannen of in een map opbergen. Zeker als je ook nog papieren facturen verstuurt, kost dat alles bij elkaar opgeteld veel tijd. Dat kan allemaal veel sneller door digitaal te factureren. Je kunt bijvoorbeeld ook razendsnel vanuit het factuurprogramma met één klik jouw btw-aangifte doen.
Vermindert fouten
Het handmatig verwerken van facturen is erg foutgevoelig. Bijvoorbeeld als je bedragen moet overtypen of kopiëren en plakken. Een foutje is dan snel gemaakt. Omdat jouw facturatie bijna helemaal kan worden geautomatiseerd, verminder je de kans op fouten.
Professionele uitstraling
Je zult graag met jouw facturen naar klanten een professionele en betrouwbare indruk willen maken. Met factuursjablonen, die voldoen aan de eisen, heb je eenvoudig een herkenbaar ontwerp gemaakt voor jouw facturen. Je kunt de facturen zelfs helemaal opmaken in jouw eigen huisstijl.
Automatische koppeling met jouw boekhouding
Een facturatieprogramma wordt vaak in combinatie met boekhoudsoftware gebruikt. Het voordeel daarvan is dat iedere gemaakte factuur ook direct verwerkt kan worden in de boekhouding. Je bent tenslotte toch verplicht om jouw financiële administratie bij te houden. Dan maar beter overzichtelijk alles in eenzelfde pakket, toch? Je houdt hiermee overzicht. Op ieder gewenst moment zie je wat er wel en niet is betaald en weet je hoe jouw bedrijf ervoor staat. Door zowel een factuurprogramma als een boekhoudprogramma aan te schaffen, automatiseer je de boekhoudkundige processen optimaal.
Veilig bewaard in de cloud
Met factureren in de cloud worden jouw facturen veilig opgeslagen en is jouw administratie altijd en overal toegankelijk. Geen overvolle mappen meer met uitgeprinte facturen, jij bewaart ze online.
Is milieuvriendelijker
Ga maar eens na hoeveel facturen je per jaar verstuurt. Papieren facturen moeten worden geprint en verstuurd. Daarvoor is papier, inkt, een envelop en benzine nodig om de factuur bij jouw klant te krijgen. Dit kan met een digitale factuur allemaal geschrapt worden en dat scheelt een heleboel bomen en co2-uitstoot.
Bespaart geld
En doordat je niet meer zoveel papier, inkt, enveloppen en postzegels nodig hebt, bespaar je daarop ook nog eens op jouw uitgaande geldstroom en heeft dit een positieve invloed op jouw cash flow.
Regels & eisen
- Jouw volledige naam en die van je klant
- Jouw adres en het adres van je klant
- Jouw btw-nummer
- De datum waarop je de factuur verstuurt
- Een omschrijving van de diensten of producten
- De hoeveelheid van de diensten of producten en de leverdatum
- Het bedrag dat je in rekening brengt exclusief btw
- Het btw-tarief en -bedrag
- Het totaalbedrag inclusief btw
- De betalingstermijn die je hanteert
- Jouw banknummer (optioneel)
- Een opeenvolgend factuurnummer
Facturatie verwerking en online beheer
Je ontvangt en verstuurt maandelijks waarschijnlijk veel facturen, of het nu gaat om ingekochte producten, diensten die je hebt afgenomen, of personeel wat je hebt ingehuurd. Als je de discipline hebt om alle facturen netjes op tijd te verwerken, betalen, versturen en iedere keer op eenzelfde wijze te administreren, dan is dat natuurlijk helemaal prima. Maar je herkent het vast wel dat als er iets fout gaat of simpelweg te veel tijd kost, dat je dan denkt: kan ik mijn facturatie niet eenvoudiger beheren? En dan het liefst in (veel) minder tijd én met minder kans op fouten?
Eenvoudig factureren met de facturatiemodule van e‑Boekhouden.be
De software van e‑Boekhouden.be is niet alleen gericht op boekhouden, maar je kunt binnen de facturatiemodule jouw gehele facturatie inregelen. De facturatiemodule heeft ontzettend veel functies en is inclusief urenregistratie, offertemodule en voorraadbeheer. Met e‑Boekhouden.be kun je op eenvoudige en professionele wijze boekhouden en facturen maken, in jouw eigen huisstijl.
Probeer vandaag nog onze facturatiemodule gratis en vrijblijvend uit en ervaar hoe eenvoudig je facturatie kan zijn. De meeste manuele taken horen tot het verleden.
Jouw facturatie inregelen en beheren
De software van e‑Boekhouden.be is niet alleen gericht op boekhouden, maar je kunt binnen de facturatiemodule je gehele facturatie inregelen. Hieronder kun je veel nuttige informatie vinden hoe de verschillende facturatieprocessen in elkaar steken en hoe deze onderdelen in de software van boekhoud- en facturatiesoftware van e‑Boekhouden.be werken.
1. Invoeren van ontvangen facturen
Je kunt ontvangen facturen op verschillende manieren veilig bewaren in het digitaal archief in e‑Boekhouden.be. Handmatig facturen invoeren behoort echt tot het verleden! Je kunt altijd zelf kiezen uit één van de volgende opties:
Handmatig uploaden
Upload jouw factuur handmatig in het digitaal archief, door het in te scannen en te uploaden.
Factuur mailen
Heb je een factuur per e-mail ontvangen? Dan kun je deze direct doorsturen naar je eigen digitaal archief. Je gebruikt hiervoor een speciaal eigen e-mailadres.
Je kunt het factureren helemaal gemakkelijk maken door de herkenfuncties van onze facturatiesoftware automatisch de gegevens op een factuur te laten overnemen. Dit bespaar je nóg meer tijd en je hoeft voortaan alleen nog maar facturen te controleren.
2. Een factuur maken en versturen
Factureren kan het hoogtepunt van de maand zijn, als je dit op een gemakkelijke manier doet. Er zijn veel ondernemers en zelfstandigen die zelf de facturen opmaken en het ook leuk vinden om dit proces van dichtbij te volgen. Er wordt tenslotte geld binnengehaald en verdiend. In onze facturatiemodule is een factuur maken super eenvoudig.
Wat is een factuur?
Een factuur is een document waarop je de geleverde diensten of producten en betalingsvoorwaarden vermeldt. De factuur wordt naar de klant gestuurd als 'betalingsverplichting'. Vaak wordt de factuur na de levering van een dienst of product verstuurd, maar je kunt er ook voor kiezen een factuur eerder te sturen voor een deelbetaling of een aanbetaling. In dat geval wordt een factuur ook wel een pro-formafactuur genoemd.
Factuur template
Om simpel en snel te kunnen factureren is het handig om een standaard template te maken die je steeds weer kunt gebruiken. Ook is het verstandig om een logische structuur aan te brengen in het versturen en het opslaan van de facturen.
Er zijn ook andere programma's die je kunt gebruiken om een factuur te maken, zoals Word of Excel. Je kunt kiezen voor een standaard template of er zelf één ontwerpen. Met de keuze voor een online boekhoudprogramma zoals e‑Boekhouden.be kies je voor een totaaloplossing waarin je eenvoudig facturen maakt en het gehele facturatieproces optimaliseert.
Je kunt in principe je factuur per post of digitaal versturen. Vaak wordt er gekozen voor dat laatste. Stuur de factuur in een aparte e-mail, zodat deze voor beide partijen eenvoudig terug te vinden is. Met e‑Boekhouden.be kun je de facturen direct vanuit jouw boekhouding versturen.
Je kunt jouw facturen als bijlage meesturen in een e-mail, maar je kunt ook via het facturatieprogramma jouw facturen versturen. Dit scheelt weer een extra handeling en je ziet precies welke facturen er al zijn verstuurd en betaald.
Factuur voorbeeld
Een factuur heeft altijd als opbouw een logische structuur. Zoals eerder vermeld is het belangrijk dat alle verplichte gegevens worden opgenomen. Maak gebruik van onze standaard factuurtemplates, zodat je verzekerd bent dat je kwalitatief goede facturen uitstuurt. Bekijk hieronder een voorbeeld factuur uit onze software:
Voorbeeld factuur in 10 onderdelen
Dit factuur voorbeeld is opgebouwd uit verschillende onderdelen. Het is belangrijk dat jouw factuur volledige informatie bevat, zowel voor jouzelf als voor je relatie. In onze facturatiemodule kun je op eenvoudige wijze alle benodigde data invoeren. Hieronder volgen de 10 onderdelen. De vetgedrukte onderwerpen zijn verplicht, de anderen zijn optioneel. Houd in je achterhoofd: des te completer de informatie op je factuur is, des te gemakkelijker facturen terug te vinden én op te nemen zijn in jouw financiële administratie.
- Relatie
- Factuurnummer
- Factuurdatum
- Jouw kenmerk
- Betalingstermijn
- Factuurtekst
- Sjabloon
- Verzendwijze
- Mutatieomschrijving
- Product/dienst toevoegen
Wil je weten hoe je een factuur kunt maken in onze software? Maak dan nu direct vrijblijvend een proefaccount aan.
3. Factuur bewaren en direct verwerken in de boekhouding
De FOD Financiën moet jouw boekhouding kunnen controleren. Je moet jouw facturen daarom minstens tien jaar bewaren. Voor facturen van onroerend goed, elektronische diensten, telecommunicatie en radio- en televisieomroepdiensten geldt een bewaarplicht van tien jaar. Sla de facturen op onder de naam van de klant met een uniek factuurnummer, zodat je deze altijd makkelijk terug kunt vinden. Maak aparte mappen aan voor de verschillende maanden en (eventueel) klanten, om jouw administratie overzichtelijk te houden. Kies je voor ons online boekhoudprogramma, dan wordt alles veilig in de Cloud opgeslagen.
Gratis factuurprogramma
Het factuurprogramma e‑Boekhouden.be is voor startende ondernemers de eerste 15 maanden van hun onderneming gratis. Hiermee kun je eenvoudig facturen opstellen, versturen en bewaren. Een factuurprogramma neemt je heel wat administratief werk uit handen en helpt je jouw boekhouding volledig up-to-date te houden.
Belangrijke onderdelen van een factuurprogramma
- Huisstijl: Het is mogelijk om jouw facturen in eigen huisstijl op te maken, maar je kunt ook gebruik maken van een standaard lay-out.
- Domiciliëring: Heb je veel terugkerende facturen, dan is de optie voor een domiciliëring erg handig, want hierdoor automatiseer je een groot gedeelte van je facturatie.
- Abonnementen: Hebben jouw klanten een abonnement bij jou of heb je andere periodiek terugkerende facturen? Maak dan gebruik van de functie abonnementen. Na het instellen van de periode worden facturen automatisch klaargezet en met één druk op de knop aangemaakt en verzonden.
- Uren registreren en factureren: Met de urenmodule kun je eenvoudig, van jouzelf of jouw medewerkers, alle gewerkte uren bijhouden, registreren en factureren.
- Voorraadadministratie: Hou op een overzichtelijke en efficiënte wijze jouw voorraad bij. De voorraad wordt continu automatisch bijgewerkt, dus de waarde van jouw voorraad kan altijd automatisch verwerkt worden in de boekhouding.
- Koppeling met de boekhouding: Bij e‑Boekhouden.be is de facturatiemodule gekoppeld aan de boekhoudmodule. Dat is wel zo makkelijk.
- Mail & Herken en Scan & Herken: Sinds 2014 heeft e-Boekhouden de functies Mail & Herken en Scan & Herken ontwikkeld. Hiermee kun je snel en automatisch facturen, bonnetjes of contracten in jouw digitale archief plaatsen. Met Mail & Herken en Scan & Herken bespaar je veel tijd en worden er minder fouten gemaakt bij het overnemen van belangrijke (financiële) gegevens.
Probeer e‑Boekhouden.be nu gratis en vrijblijvend uit
Ben je op zoek naar een handige, veilige en efficiënte manier om facturen te maken en je administratie bij te houden? Meld je aan en probeer e‑Boekhouden.be nu gratis uit.
Veelgestelde vragen
Nog hulp nodig?
Stel je vraag aan Thom en zijn collega's. Ze staan je graag te woord.
